Kontrakt serwisowy a dzierżawa.

Nowoczesnym i coraz częściej stosowanym sposobem na wyposażenie miejsca pracy w urządzenia drukujące i wielofunkcyjne jest dzierżawa. Drugim sposobem na zmniejszenie kosztów związanych z użytkowaniem tych urządzeń jest kontrakt serwisowy.

1. Kontrakt serwisowy

Pojęcie kontraktu występuje pod wieloma nazwami:

- Klik (click)

- CPC (cost per copy) – koszt za kopię / wydruki

- MPS (managed print services)

Kto jest właścicielem urządzenia?

Przy umowie kontraktowej właścicielem drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego jest użytkownik, który podpisuje z dostawcą umowę zapewniającą dodatkową opiekę nad urządzeniem.

Opcje umów kontraktowych:

Zakres umowy jest różny i może obejmować wiele czynności:

1. dostawa materiałów eksploatacyjnych,
2. dostawa materiałów eksploatacyjnych wraz z czynnościami konserwacyjnymi,
3. dostawa materiałów eksploatacyjnych wraz z pełnym serwisem naprawczym,

Sposoby rozliczania umów kontraktowych:

Jest kilka sposobów rozliczania umów kontraktowych, które głównie zależą od potrzeb klienta oraz możliwości dostawcy.

Poniżej zostaną opisane trzy najpopularniejsze warianty rozliczeń, których jedną wspólną cechą jest miesięczny cykl rozliczeń.

1) Stała opłata plus wynagrodzenie za każdy wykonany wydruk.

Wysokość stałej opłaty zależy od zakresu czynności serwisowych. Przykłady: koszt dostaw tonerów, konserwacje, wydłużona gwarancja, podstawienie urządzenia zastępczego itd. Druga część rozliczana jest na podstawie licznika czyli ilości wykonanych wydruków razy ustalona stawka pokrywająca koszt materiałów eksploatacyjnych.

2) Stała opłata plus wynagrodzenie za dostarczone materiały eksploatacyjne / tonery, cartridge, tusze.

Część stałą należy rozumieć podobnie jak w punkcie 1. Natomiast opłata za materiały eksploatacyjne jest rzeczywistą kwotą za dostarczone tonery zgodnie z zapotrzebowaniem. Ceny eksploatacji są ustalone w umowie i najczęściej są one zdecydowanie niższe niż te same tonery kupowane na wolnym rynku poza kontraktem.

3) Trzecią przykładową metodą rozliczenia kontraktów jest opłata za wykonane w ramach jednego miesiąca wydruki / kopie. Cena jednego wydruku analogicznie jak w poprzednich punktach uzależniona jest od tego co ma ona pokrywać. Najniższy poziom rozlicza jedynie koszty tonerów. Jeżeli chcemy aby w cenie jednego wydruku były zawarte dodatkowe elementy takie jak wydłużona gwarancja , przeglądy, podstawienie zastępczego urządzenia na czas naprawy itd. To wówczas cena rośnie ale i wymagania również.

Trzeba pamiętać o tym , że jeżeli zwiększamy zakres czynności dodatkowych to zwiększamy również poziom obsługi serwisowej.

W przypadku wariantu 1 i 3 bardzo często usługodawcy ustalają minimalny limit wykonanych wydruków w danym miesiącu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zabezpiecza się minimalny poziom opłacalności kontraktu a co za tym idzie zmniejsza się ryzyko, że usługa będzie świadczona na niskim poziomie.

Zalety kontraktów.

• Główną zaletą jest to, że urządzenia pracują na oryginalnych materiałach eksploatacyjnych których cena jest zdecydowanie mniejsza niż gdybyśmy musieli za nie płacić kupując poza kontraktem.
• Dokładając do opłat dodatkowe usługi zwiększamy poziom obsługi.
• Kontrakty zrzucają z użytkownika wiele czynności związanych z administrowaniem urządzeniami jak na przykład gospodarka materiałami eksploatacyjnymi. Czynności te są zautomatyzowane zwłaszcza w przypadku, gdy jest możliwość podłączenia drukarek do systemów kontrolujących ich stan.
• Jedna zbiorcza faktura za miesiąc świadczonej usługi określonej w kontrakcie.
• Umowa gwarantuje szybki czas reakcji w przypadku problemów technicznych.

W przedsiębiorstwach koszt związany z drukiem stanowi niewielki procent wszystkich kosztów, natomiast złe zarządzanie urządzeniami drukującymi może skutkować wieloma komplikacjami w pracy, przestojami oraz skupianiem się pracowników na innych, czasochłonnych zadaniach.

2. Dzierżawa

Na czym polega dzierżawa urządzenia?

Dzierżawa jest jedną z najczęściej wykorzystywanych form uzyskania wyposażenia oraz urządzeń niezbędnych w prowadzeniu działalności gospodarczej bez angażowania jednorazowo wysokich środków finansowych.

Kto jest właścicielem urządzenia?

Przez umowę dzierżawy jedna ze stron, czyli wydzierżawiający, oddaje odpłatnie do użytkowania dzierżawcy dane urządzenie. Należy tu zaznaczyć, że w tym przypadku użytkownik nie jest właścicielem sprzętu i dzięki temu nie musi wprowadzać go na wyposażenie ani amortyzować. Oczywiście po stronie dzierżawcy pozostaje zabezpieczenie urządzeń przed kradzieżą, uszkodzeniem czy dewastacją.

Sposoby rozliczania umów dzierżawy:

Opłaty za dzierżawę najczęściej składają się z dwóch pozycji:

1) Czynsz dzierżawny.

Jest to stała opłata płacona bez względu na to czy dane np. urządzenie wielofunkcyjne jest wykorzystywane czy też nie. Opłata ta pokrywa amortyzację oraz pozostałe koszty związane z dzierżawą takie jak dostawa, szkolenie, instalacja, transport itd.

Częstym przypadkiem jest zawarcie w czynszu limitów w ramach których dzierżawca może wykonać ustaloną ilość kopii, wydruków lub skanów bez dodatkowych opłat. Niewykorzystane wydruki nie przechodzą na następny miesiąc. Ustalenie limitów powoduje, że wydzierżawiający ma zagwarantowany minimalny poziom opłacalności.

2) Opłata za wykonane wydruki, kopie, skany.

Wylicza się ją na podstawie przemnożenia ilości wykonanych w danym miesiącu wydruków, kopii oraz skanów przez ustaloną w umowie stawkę. Jeżeli dzierżawca zawarł w czynszu dzierżawnym czyli opłacie stałej jakiś limit to jest to przemnożona nadwyżka ponad limit razy ustalona stawka. Jeżeli wydzierżawiający nie przekroczył limitu w danym miesiącu to opłata nie wystąpi.

Zalety dzierżawy:

• Brak konieczności angażowania własnych środków finansowych potrzebnych na pozyskanie urządzeń.
• Raz w miesiącu wystawiana jest zbiorcza faktura, co pozwala zredukować ilość otrzymywanych dokumentów do minimum.
• Zmniejsza się ilość czasu potrzebnego na administrowanie urządzeniami zwłaszcza gdy istnieje możliwość podłączenia urządzeń do systemów dzierżawcy monitorujących stan.
• Koszty eksploatacji oraz napraw są po stronie wydzierżawiającego( za wyjątkiem papieru, zszywek),
• Użytkownik nie musi tworzyć dużego magazynu materiałów eksploatacyjnych a co za tym idzie przestają istnieć wydatki z nimi związane,
• Istnieje możliwość otrzymywania miesięcznych raportów i zestawień, które pozwalają łatwiej szacować koszty.
• Krótki czas reakcji serwisu zapewniony dzięki zapisom w umowie,
• Wraz ze zmianą wymagań istnieje możliwość wymiany na urządzenie spełniające oczekiwania użytkownika.